Ricerche e studi dedicati all’organizzazione aziendale e alle tecniche di management hanno dimostrato da tempo l’esistenza di un legame diretto tra la capacità di comunicare e il successo personale di un manager. E questo vale anche per i manager che operano in ambito AFC i quali, trovandosi ad analizzare i dati per trasformarli in informazioni fruibili per l’alta Direzione e gli stakeholder, devono saper associare alle competenze tecniche anche abilità e modalità di comunicazione efficaci. Un recente studio dell’American Economic Association ha evidenziato che il 93% dei manager nel mondo considera le competenze comunicative indispensabili nel proprio operato quotidiano pur riscontrando una certa difficoltà a raggiungere una comunicazione appropriata e persuasiva.
In un recente incontro dell’ANDAF CFO Certificate Club, che riunisce i CFO/Direttori amministrativi e finanziari che hanno superato l’esame per il conseguimento della certificazione professionale secondo la Prassi UNI PdR 104:2021, sono stati analizzati i principali aspetti da tenere in considerazione per migliorare la propria capacità di comunicare.
Pensiamo di essere buoni comunicatori?
Se la risposta – come è probabile – fosse negativa, dovremmo iniziare ad analizzare i nostri punti di debolezza. Il più comune è la resistenza al cambiamento, che ci impedisce di metterci in discussione e di avere una visione piena del mondo che ci circonda, rendendo più difficoltosa l’individuazione delle nostre lacune. Ne consegue incertezza e mancanza di fiducia in noi stessi.
Come possiamo reagire? Di certo investendo sulle nostre competenze. Non solo quelle tecniche che sono un prerequisito, ma anche le cosiddette soft skill, determinanti per esprimere noi stessi: instaurare relazioni soddisfacenti, saper condividere bisogni, convinzioni, obiettivi e valori. Possiamo avere un’idea fantastica, rivoluzionaria, ma se non siamo in grado di comunicarla avrà valore solo per noi stessi.
Tre sono gli ingredienti essenziali per una comunicazione efficace: 1. emozioni e non parole; 2. concetti facilmente assimilabili; 3. stimolare l’attenzione.
E tre sono anche le regole d’oro: 1. semplicità (estratto dei concetti, avvalersi di esempi); 2. sintesi (senza divagazioni e pretesa di essere esaustivi); 3. chiarezza e completezza (adeguandosi alla platea e utilizzando tutti i canali di comunicazione).
Ed ecco una check list utile per prepararci a una presenta- zione di lavoro, magari al Consiglio di Amministrazione: 1. ho chiaro in mente cosa devo comunicare? 2. Ciò che esporrò è sufficientemente interessante da mantenere desta l’attenzione? 3. Sono in grado di esprimere i concetti in modo semplice? 4. Nel corso della mia presentazione, riesco a misurare la qualità della mia comunicazione?
Essere buoni comunicatori è una dote già presente nel nostro DNA oppure è una competenza che si acquisisce? Gli esperti del settore sostengono che ognuno di noi può essere un buon comunicatore. Per riuscirci, però, dobbiamo saper utilizzare in modo corretto i tre mezzi attraverso i quali si realizza la comunicazione: le parole, il corpo e la voce, rispettivamente determinanti per il 7%, 38% e 55% della nostra capacità di comunicare. Proprio attraverso il linguaggio del corpo conquistiamo credibilità, infondiamo fiducia, catturiamo l’attenzione, stabiliamo una relazione con l’uditorio e quindi rendiamo il nostro messaggio più efficace. La comunicazione cosiddetta non verbale ha regole precise: l’uso dello spazio, cogliere i segnali nel loro insieme, esaminare e apprezzare il contesto, rilevare i cali di attenzione. Anche la voce ha la sua importanza: dobbiamo saperla modulare utilizzando i toni corretti e il giusto il volume, l’articolazione della dizione, il ritmo del discorso con pause e silenzi.
Inoltre, dobbiamo dedicare uno spazio importante all’utilizzo di strumenti di produttività individuale, come ad esempio le presentazioni in power point, per le quali è determinante sapere scegliere immagini in grado di esprimere concetti senza necessità di interpretazione: emozioni e non parole. Quel che conta è ciò che l’uditorio riesce a comprendere e trattenere. Nella preparazione di un power point è fondamentale:
1. usare i colori, ma senza esagerare, così le informazioni risulteranno più immediate e facilmente memorizzabili. Ogni colore ha le proprie caratteristiche: il rosso è utile per enfatizzare, il blu è rilassante, le sfumature chiare del verde non sono molto gradite e il giallo si legge male; lo sfondo scuro attrae l’attenzione, ed è meglio utilizzare sfondi colorati rispetto al bianco o al nero; 2. non mettere troppe linee nei grafici; 3. evitare le scritte verticali perché non si leggono facilmente; 4. non inserire troppi dettagli; 5. non descrivere la storia, ma indicarne i punti salienti per stimolare l’ attenzione.
Insomma, «Simplicity is the ultimate sophistication», come diceva Steve Jobs.
Non possono inoltre mancare alcuni quesiti “tattici” da valutare prima della nostra esposizione: chi parteciperà alla presentazione? Chi è il decisore? I partecipanti sono volontari? Qual è la loro preparazione? Cosa si aspettano? Chi è pro, contro o neutrale? Ci sono persone che vogliono metterci in difficoltà e perché?
Per aiutarci a costruire la presentazione può essere utile avvalerci di mappe mentali e dello story telling, tenendo in considerazione: (i) cosa vogliamo ottenere; (ii) ricordandoci che il confronto è di immediata memorizzazione; (iii) che dobbiamo “pesare” correttamente l’introduzione, il corpo e le conclusioni; (iv) che vanno decisi e controllati i tempi con una prova, e anche fissati i break nel rispetto dei contenuti; (v) che dobbiamo verificare e testare la tecnologia, ispezionare la sala, collaudare l’audio e richiedere una valutazione ai presenti al termine dell’esposizione.
Ultimi dettagli; dress code adeguato, saper interpretare la platea e agire di conseguenza, esprimere solo opinioni e mai giudizi, rispettare i tempi lasciando spazio alle domande.
Per chi fosse interessato ad approfondire, informiamo che il materiale presentato nel corso dell’evento può essere richiesto alla segreteria ANDAF: andaf@andaf.it
© Riproduzione riservata
Articolo pubblicato sulla rivista ANDAF Magazine di ottobre 2023.
Di Paolo Bertoli Membro dell’Advisory Council ANDAF e Direttore Responsabile di ANDAF Magazine
